I timbri sociali in Cina: cosa sono e come si utilizzano

Il sistema giuridico cinese impone a tutte le aziende di diritto cinese, anche quelle a capitale straniero, di ottenere ed utilizzare i timbri sociali (tra gli altri il “company chop”) per poter operare: i timbri sociali svolgono in Cina la stessa funzione che nei Paesi occidentali svolge la firma di un documento.

In questo articolo spieghiamo quali sono i principali timbri sociali in Cina e perché è importante avere su di essi uno stretto controllo.

SOMMARIO

• Cosa sono i company chops?
• I 5 principali tipi di timbro
• Timbro elettronico
• Timbro doganale
• Altri tipi di timbro
• Proteggi i timbri della tua azienda

Cosa sono i company chops?

Il timbro sociale, che in Cina è utilizzato allo stesso modo in cui in Italia si usa e si riconosce la validità della firma sui documenti dell’azienda, rende palese verso i terzi che entrano in contatto con l’azienda che il documento timbrato è senz’altro riconducibile all’azienda stessa.

L’utilizzo del timbro da parte del legale rappresentante della società o di chiunque altro ne abbia la disponibilità genera diritti e doveri sempre riconducibili all’azienda e non alla persona fisica che ha utilizzato il timbro.

Le imprese di diritto cinese ad investimento straniero (FIE) devono richiedere l’emissione dei timbri obbligatori per legge dopo la registrazione presso l’Amministrazione per il Regolamento del Mercato (AMR, già AIC – Amministrazione per l’Industria e il Commercio). Il company chop contiene il nome completo registrato della società in cinese, e deve essere depositato presso il Public Security Bureau (PSB).

I 5 principali tipi di timbro

Oltre al timbro ufficiale della società, a seconda di quale è il suo oggetto sociale, l’azienda avrà bisogno di ulteriori timbri – ciascuno per uno scopo diverso e utilizzato su diversi tipi di documentazione ufficiale. Esistono cinque tipi principali di timbri aziendali e alcuni ulteriori timbri che possono essere richiesti in situazioni speciali.

Mentre per alcuni timbri l’utilizzo degli stessi può essere affidato a diversi soggetti senza correre rischi, per altri timbri è importante accertarsi che l’utilizzo avvenga solo ed esclusivamente dal soggetto autorizzato a farlo.

Timbro ufficiale dell’azienda

Il timbro ufficiale della società, caratterizzato dalla sua forma circolare, è utilizzato tutte le volte in cui si tratti di siglare un documento importante per l’azienda; ha valore legale per esempio con riferimento all’apertura di un conto corrente bancario o alla modifica della ragione sociale o dell’oggetto sociale.

Il timbro ufficiale è quello maggiormente utilizzato: tutte le lettere, i documenti ufficiali, i contratti e le lettere di presentazione emessi a nome dell’azienda, i certificati o altri materiali aziendali su cui venga apposto il timbro ufficiale, vincolano l’azienda poiché tramite l’apposizione del timbro sono ad essa riconducibili. In alcune circostanze, però, alcuni documenti dovranno essere timbrati con un timbro particolare: ad esempio, le fatture (fapiao) dovranno essere timbrate con un timbro ad hoc, il timbro per le attività finanziarie.

Timbro per le attività finanziare

Il timbro per le attività finanziarie (financial chop) viene utilizzato per l’apertura di un conto corrente bancario, per l’emissione di assegni, per autenticare documenti finanziari, e per la maggior parte delle transazioni bancarie.

È un timbro che ogni azienda deve obbligatoriamente avere, anche se spesso, in concreto, al suo posto viene utilizzato il timbro ufficiale dell’azienda. Il timbro deve essere registrato presso il PSB e presso la banca dell’azienda.

Timbro del Legale Rappresentante

Il timbro del rappresentante legale appartiene al rappresentante legale della società. Il legale rappresentante (uno al massimo per società) è menzionato sulla business license dell’azienda ed è colui che ha il potere di agire in nome e per conto della società, assumendo diritti e obbligazioni direttamente in capo ad essa.

Il timbro del rappresentante legale può essere utilizzato al posto di una firma o insieme ad essa. Il timbro deve essere registrato presso il PSB e presso la banca della società.

Timbro per contratti

Molte aziende utilizzano un timbro specifico per siglare contratti con i propri dipendenti, contratti con i fornitori, e qualunque altro tipo di contratto. Sebbene avere tale timbro non è richiesto per legge, spesso le aziende richiedono ed utilizzano tale timbro al posto del timbro sociale dell’azienda per perfezionare, concludere contratti.

Timbro per le fatture

Il timbro per le fatture è obbligatorio per l’emissione di fatture ufficiali e ricevute fiscali (fapiao). È necessaria una fattura arrecante il timbro per le fatture per poter dichiarare un acquisto come una spesa aziendale deducibile.

Timbro elettronico

Il timbro elettronico è l’equivalente digitale di un determinato timbro utilizzato per le transazioni online, comprese quelle finanziarie, e per siglare i contratti.

A partire dalla pubblicazione della legge sulla firma elettronica della RPC, che è stata rivista l’ultima volta nel 2019, le firme elettroniche, compresi i timbri elettronici, sono del tutto equiparati ai timbri fisici.

Tuttavia, per essere considerata una firma elettronica “affidabile” e per avere valore legale, il timbro deve avere le seguenti caratteristiche:

• I dati di creazione del timbro elettronico devono essere di proprietà esclusiva e controllati dal firmatario al momento della firma
• Successive alterazioni del timbro elettronico o di qualsiasi dato rilevante devono essere rilevabili;
• Il firmatario deve conservare adeguatamente tutti i data usati per la creazione del timbro elettronico.

Le parti possono liberamente concordare l’uso o il divieto di uso di timbri elettronici nei contratti o altri documenti.

Esistono tuttavia alcune eccezioni: così per esempio i documenti relativi ad istituti come il matrimonio, l’adozione, l’eredità, i servizi pubblici e altri documenti come previsto dalla legge e da regolamenti amministrativi specifici non possono essere siglati con timbro elettronico.

Timbro doganale

Il timbro doganale deve essere utilizzato per le dichiarazioni doganali sulle merci in importazione ed esportazione. È obbligatorio per le società che abbiano nel loro oggetto sociale la attività di commercio transfrontaliero.

Altri tipi di timbro

Sebbene solo il timbro ufficiale dell’azienda, il timbro per le attività finanziarie ed il timbro doganale (se necessario) siano richiesti per legge, vari dipartimenti governativi possono richiedere alle aziende di munirsi ed utilizzare anche altri timbri per scopi specifici.

Ad esempio, un dipartimento governativo potrebbe richiedere un documento siglato con il timbro della società madre estera; richiesta che alcune volte genera qualche complicazione perché, per esempio per le aziende italiane, non è obbligatoria la tenuta di alcun timbro.

Proteggi i timbri della tua azienda

Recentemente in Cina sono emerse numerose controversie commerciali scaturite dall’appropriazione indebita, dall’uso improprio o dalla falsificazione di timbri sociali e ciò ha acceso i riflettori sulla efficienza di un sistema di certificazione ancora basato sull’uso dei timbri, sistema che trova le sue radici in una tradizione secolare di utilizzo di sigilli.

Nel luglio 2020, Tencent Holdings Ltd è stata coinvolta in una controversia legale con Lao Gan Ma, il famoso produttore cinese di olio al peperoncino, i cui timbri erano stati contraffatti ed utilizzati per concludere contratti di sponsorizzazione con Tencent.

In un altro caso, la società britannica Arms Holding, acquisita dal conglomerato multinazionale giapponese Softbank nel 2016, ha tentato di licenziare all’inizio del 2020 il suo responsabile per la Cina. Dopo che l’avviso di licenziamento è stato inviato, il destinatario stesso dell’avviso è stato in grado di annullare il licenziamento emettendo un nuovo avviso utilizzando il timbro ufficiale dell’azienda.

Dai due esempi sopra menzionati emerge chiaramente come l’uso ed il possesso dei timbri sociali in Cina attribuisca al detentore del timbro un grande potere. Di conseguenza si consiglia alle aziende di mettere al sicuro i timbri sociali affinchè non vengano utilizzati per scopi illeciti o rubati da dipendenti insoddisfatti. Non è inusuale, infatti, che l’appropriazione indebita si traduca in un vero e proprio sequestro aziendale, non potendo l’azienda operare con clienti, fornitori o rinnovare contratti di locazione o d’impiego, come ha sottolineato in una recente intervista sul Financial Times Riccardo Benussi advisor di Dezan Shira & Associates per il business europeo.

I timbri sociali non sono necessariamente detenuti da una persona soltanto; infatti, in molti casi, diversi timbri vengono utilizzati da altrettanti reparti dell’azienda. Ad esempio l’ufficio contabilità della società utilizzerà il timbro per le attività finanziarie, mentre il giurista in-house deterrà il timbro per i contratti.

Una società può anche imporre che tutti i timbri sociali siano accompagnati anche dal timbro ufficiale dell’azienda, se si desidera aggiungere un ulteriore livello di protezione. Indipendentemente da ciò, e più in generale, è consigliabile avere solo persone fidate a cui affidare l’uso dei timbri, ed è molto opportuno stabilire controlli interni per regolamentare e registrarne l’utilizzo. È comunque sconsigliato mettere i timbri sociali nella disponibilità o sotto il controllo di una sola persona (che non sia il proprietario dell’azienda stessa).

Inoltre, data l’importanza dei timbri in Cina, si consiglia alle aziende di condurre audit legali e delle risorse umane per garantire che i controlli interni siano efficaci e minimizzino i rischi relativi all’uso improprio dei timbri stessi. Come la nostra collega avvocatessa Vivian Mao e Partner di Dezan Shira ha dichiarato al Wall Street Journal, la gestione dei timbri all’interno dell’azienda è un po’ come preparare un accordo prematrimoniale: nessuno ne vuole parlare all’inizio e solo quando le cose si mettono per il verso sbagliato se ne capisce l’importanza.

Parliamo di timbri sociali anche nel nostro podcast #15MinutiDiCina nella puntata “Frode in Cina: come tutelarsi”.

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This article was first published here by China Briefing which is produced by Dezan Shira & Associates.